Directrices de transición de la asociación

Esta herramienta pretende ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a planificar resultados sostenibles para una asociación desde el principio.

Esta herramienta forma parte de nuestro Cómo reforzar la colaboración caja de herramientas para organizaciones de la sociedad civil.

Revisa los planes con regularidad y comprueba que todo está en su sitio cuando llegues a la fase final de la asociación.

La primera sección de la herramienta debe consultarse regularmente en cada fase del ciclo de vida de la asociación, desde la definición del alcance. La segunda parte debe utilizarse a medida que la asociación se acerca a la fase final.

Introducción

Todas las asociaciones llegan a un punto en el que deben adoptar una nueva forma o llegar a su fin. Una parte importante de la planificación es establecer planes para todo el ciclo de vida de la asociación, a fin de garantizar que los resultados de la misma se mantengan y que las relaciones sigan siendo buenas.

Estos planes deben revisarse periódicamente a lo largo de la vida de la asociación, para garantizar que siguen siendo adecuados para su propósito y que se están dando los pasos necesarios en cada etapa para garantizar la sostenibilidad. En algunos casos, las asociaciones estarán realmente limitadas en el tiempo desde el principio, y es mejor asegurarse de que las expectativas se establecen claramente desde el principio.

Al final del ciclo de vida hay una serie de trayectorias que puede tomar la asociación.

Cualquiera que sea la trayectoria que tome la asociación al final de su ciclo de vida, lo más importante, además de mantener las buenas relaciones entre los socios, es probablemente la sostenibilidad de sus resultados. La siguiente sección de esta herramienta se centra en las formas de ayudarle a garantizar que los resultados de la asociación puedan ser sostenibles y que esto se planifique -en la medida de lo posible- desde el principio.

Planificación de resultados sostenibles a lo largo del ciclo de vida de la asociación

La mayoría de los profesionales tienen mucha más experiencia en la creación y gestión de asociaciones que en la transición o el cierre de las mismas. Las estrategias de salida deben estar integradas en la asociación desde el principio y acordadas con todos los socios, ya que, de lo contrario, las asociaciones pueden terminar de forma "desordenada" comprometiendo los resultados o las relaciones, o los socios pueden quedar "atrapados" mucho más allá del momento en que la asociación debería haber terminado.

A continuación se presenta una lista de preguntas que deben tenerse en cuenta en cada etapa del ciclo de vida de la asociación para garantizar que se piensa en la sostenibilidad durante toda la vida de la asociación.

Determinación del alcance y creación de la asociación

• ¿Qué tendrá que cambiar en el entorno propicio para garantizar la sostenibilidad de su visión/potenciales programas y proyectos?
• ¿Ayudará un enfoque de asociación a lograr esos cambios? ¿Qué hay que poner en marcha para que se produzcan esos cambios?
• ¿Cómo entiende/interpreta cada uno de los socios potenciales el concepto de sostenibilidad? ¿Lo consideran importante?
• ¿Cómo pueden los socios integrar el principio de los resultados sostenibles en la asociación y en las relaciones con los socios?
• ¿Existen ejemplos de asociaciones que hayan logrado resultados sostenibles que proporcionen un buen aprendizaje?
• ¿Pueden participar desde el principio otras personas que se consideren cruciales para mantener los resultados y en qué calidad (como socios asesores, observadores, aliados no socios?)?
• ¿Se puede integrar la sostenibilidad en todos los aspectos del plan general?
• ¿Cómo pueden los socios incorporar un aspecto de creación de capacidades a las actividades de la asociación cuando sea necesario para garantizar la sostenibilidad?
• ¿Cómo reconocerán o medirán los socios la sostenibilidad?
• ¿Cómo va a registrar el compromiso de resultados sostenibles?

Gestión y mantenimiento de la asociación

• ¿Cómo puede estructurarse la asociación para promover una mayor autosuficiencia local y crear capacidad para mantener los programas a medio y largo plazo?
• ¿En qué medida los recursos de la asociación pueden provenir de fuentes locales y/o cómo puede la asociación desarrollar otros enfoques autosuficientes como parte de sus actividades?
• ¿Cuál es la mejor manera de que la asociación se comprometa con los sistemas locales y generales, o contribuya a mejorarlos, para garantizar la obtención de resultados a largo plazo y la sostenibilidad de los mismos?
• ¿En qué medida son sostenibles los resultados de la asociación/del proyecto? ¿Cuáles son los indicadores para ello?
• ¿Qué debe incorporarse a los procedimientos de revisión de la asociación para garantizar que la sostenibilidad siga siendo una de las prioridades del trabajo de la asociación y de los socios?

Seguir adelante o revisar una asociación

Si se han establecido planes desde el principio de la asociación, como se ha expuesto anteriormente, la fase final debería ser relativamente tranquila. Aquí tienes algunas pautas y consejos que te ayudarán a gestionarla con éxito:

Ser inclusivo

• Involucrar al mayor número posible de partes interesadas en el proceso
• Conseguir el apoyo de la alta dirección (de las organizaciones asociadas y de aquellas a las que se les entrega el trabajo)
• Compartir la responsabilidad de la gestión del proceso de liquidación o traspaso con los socios de la forma más amplia posible
• Permitir que las personas expresen sus emociones (incluida la ira)
• Sea transparente
• Discutir el proceso de traspaso abiertamente y evitar las conversaciones "secretas".
• No olvide registrar las decisiones de traslado y los procesos de traspaso
• Ser honesto sobre las dificultades o las malas noticias

Sea claro

• Aclarar lo que está sucediendo a los que necesitan saberlo
• Asegúrese de que las decisiones se basan en información precisa y verificable
• Articular y abordar los riesgos que conlleva el proceso

Tengan paciencia

• Deje tiempo suficiente para el proceso de mudanza: si se apresura, puede descuidar cosas importantes
• Es de esperar que a algunos les lleve más tiempo que a otros: no espere que todos adopten los cambios propuestos al mismo ritmo
• Tomarse un "tiempo muerto" con los implicados para explorar los puntos de vista y gestionar los conflictos si es necesario

Comunicaciones

Esta guía le ayudará a gestionar el proceso de comunicación en la fase final del ciclo de asociación.

¿Qué persona o socio es el más indicado para gestionar el proceso de comunicación?

Esta es una cuestión importante. Lo ideal es que las responsabilidades de comunicación se compartan entre los socios, según convenga.

A la hora de asignar tareas de comunicación específicas, debe evaluarse si la persona seleccionada:

• Se percibirá que habla en nombre de la asociación (en lugar de su propia organización asociada)
• Podrá dedicar el tiempo y la atención que requiere la tarea
• ¿Tiene las habilidades de comunicación necesarias para transmitir la información de forma eficaz? (Un plan de comunicación debe contemplar la adaptación de los mensajes a los diferentes destinatarios)

¿Qué opciones de comunicación existen?

Hay muchas opciones de comunicación disponibles. Lo importante es ajustar la opción lo mejor posible a las preferencias y necesidades de comunicación del público objetivo. Hay que comprobar lo que se quiere antes de hacer demasiadas suposiciones y errar siempre en la preferencia por lo presencial y personal antes que por lo escrito e impersonal.

¿Qué debe contener una buena estrategia de comunicación?

Desde el principio, la asociación debe contar con una estrategia de comunicación detallada, incluida en el acuerdo de asociación inicial y perfeccionada a lo largo del ciclo de vida de la asociación.

Entre las cuestiones que hay que tener en cuenta están:

• Acuerdo sobre lo que debe ser de dominio público y en qué fase
• Respetar que algunos socios necesitan que alguna información sea confidencial
• Conciencia de quién puede necesitar o querer saber qué, y por qué
• Comprender el valor que tiene para la asociación y/o los proyectos la comunicación con las personas adecuadas

¿Hay un público más amplio para las lecciones de su asociación?

Todas las situaciones de transición ofrecen oportunidades de aprendizaje: los socios habrán invertido tiempo y recursos en la asociación y su experiencia (buena o mala) será valiosa para otros. Piense en cómo podría compartir estos puntos de aprendizaje más ampliamente, sin romper la confianza o la confidencialidad.

Este recurso fue desarrollado por GNDR y The Partnering Initiative como parte del Pruebas y colaboración para el desarrollo inclusivo proyecto.