قانوني
سياسة الإبلاغ عن المخالفات
تمت الموافقة على 1 أغسطس 2023.
تستند هذه السياسة إلى تشريعات المملكة المتحدة، والتي يتم تطبيق مبادئها في جميع المواقع التي تعمل فيها شركة GNDR، ما لم تنص التشريعات المحلية على أحكام أو حماية أكبر. لا تشكل هذه السياسة جزءًا من عقد العمل الخاص بك.
1. مقدمة
تلتزم شركة GNDR بأعلى معايير الانفتاح والنزاهة والمساءلة. أحد الجوانب المهمة للمساءلة والشفافية هو وجود آلية لتمكين الموظفين وغيرهم من أصحاب المصلحة في شركة GNDR من التعبير عن مخاوفهم بطريقة مسؤولة وفعالة.
من المهم بالنسبة لشركة GNDR أن يتم الإبلاغ عن أي احتيال أو سوء سلوك أو مخالفات من قبل العاملين في المنظمة والتعامل معها بشكل صحيح. ولذلك، فإننا نشجع أي فرد على إثارة أي مخاوف قد تكون لديه بشأن سلوك الآخرين في GNDR أو الطريقة التي تدار بها GNDR. وتحدد هذه السياسة الطريقة التي يمكن للأفراد من خلالها إثارة أي مخاوف لديهم وكيفية التعامل مع هذه المخاوف.
يوفر قانون الإفصاح عن المصلحة العامة في المملكة المتحدة لعام 1998، الحماية القانونية للموظفين من الفصل أو المعاقبة من قبل أصحاب العمل نتيجة الإفصاح العلني عن بعض المخاوف الخطيرة. وقد أقرت الشبكة العالمية للإفصاح عن المصلحة العامة الأحكام المبينة أدناه لضمان عدم حرمان أي فرد من الإفصاح عن مخاوفه المشروعة.
2. ما هو المبلّغ عن المخالفات؟
المبلّغ عن المخالفات هو الشخص الذي يقوم بالإبلاغ عن أنواع معينة من المخالفات للمصلحة العامة. في العمل، عادةً ما يكون هذا عادةً ما يراه الموظف في العمل.
يجب أن يكون الكشف عن هذه المخالفات من أجل المصلحة العامة. لن يتم معاملة الأفراد بطريقة غير عادلة أو فقدانهم لوظائفهم لأنهم "يفصحون عن المخالفات". يمكن للأفراد الإفصاح عن مخاوفهم في أي وقت حول حادثة وقعت في الماضي، أو تحدث الآن، أو يعتقدون أنها ستحدث في المستقبل القريب.
3. النطاق
تنطبق هذه السياسة على جميع موظفي المنظمة. كما يتم تشجيع الأفراد الآخرين الذين يؤدون وظائف تتعلق بالمنظمة، مثل المتعاقدين والمتطوعين والموردين على استخدامها.
صُممت هذه السياسة لتمكين الأفراد من إثارة المخاوف داخليًا وعلى مستوى عالٍ، والإفصاح عن المعلومات التي يعتقد الفرد أنها تُظهر سوء تصرف أو سوء سلوك.
تهدف هذه السياسة إلى تغطية الشواغل التي تصب في المصلحة العامة والتي قد يتم التحقيق فيها بشكل منفصل في البداية على الأقل ولكن قد تؤدي بعد ذلك إلى الاحتجاج بإجراءات أخرى مثل الإجراءات التأديبية. يوفر القانون الحماية للعاملين الذين يثيرون مخاوف مشروعة بشأن أمور محددة. وتسمى هذه الأمور "الإفصاحات المؤهلة". والإفصاح المؤهل هو الإفصاح المؤهل الذي يقدمه العامل الذي لديه اعتقاد معقول بأن:
- جريمة جنائية (مثل سوء التصرف المالي أو سوء التصرف أو الاحتيال)
- السلوك غير اللائق أو السلوك غير الأخلاقي
- إساءة تطبيق العدالة
- فعل يشكل خطرًا على الصحة والسلامة
- فعل يتسبب في الإضرار بالبيئة
- الإخلال بأي التزام قانوني آخر
- إخفاء أي مما سبق ذكره
ليس من الضروري أن يكون لدى الفرد دليل على ارتكاب مثل هذا الفعل أو أنه تم ارتكابه أو من المحتمل أن يتم ارتكابه - يكفي الاعتقاد المعقول. لا يتحمل العامل مسؤولية التحقيق في الأمر - تقع مسؤولية ضمان إجراء التحقيق على عاتق الهيئة العامة لتسوية المنازعات.
يحق للفرد الذي يقدم مثل هذا الإفصاح المحمي عدم فصله أو تعرضه لأي ضرر آخر أو إيذائه بسبب إفصاحه.
تشجع المنظمة الأفراد على إثارة مخاوفهم بموجب هذا الإجراء في المقام الأول. إذا لم يكن الفرد متأكدًا مما إذا كان عليه أن يثير قلقه أم لا، فعليه مناقشة المسألة مع مديره المباشر أو مع قسم الموارد البشرية.
4. الشواغل التي ليست من مسائل الإبلاغ عن المخالفات
تهدف هذه السياسة إلى مساعدة الأفراد الذين يعتقدون أنهم اكتشفوا سوء تصرف أو مخالفات. وهي ليست مصممة للتشكيك في القرارات المالية أو التجارية التي تتخذها شركة GNDR.
لا تغطي هذه السياسة تظلمات الموظفين، مثل التنمر أو التحرش أو التمييز، إلا إذا كان الأمر يتعلق بالمصلحة العامة. ينبغي للموظفين بدلاً من ذلك استخدام سياسة الشكاوى وإجراءات التظلم الخاصة بـ GNDR لإثارة المخاوف بشأن الأمور التي تؤثر عليهم في مكان العمل.
تتوقع شركة GNDR من موظفيها استخدام إجراء الإبلاغ عن المخالفات بدلاً من التعبير عن مخاوفهم خارج الشركة.
5. الضمانات
5.1. الحماية
توفر هذه السياسة الحماية لموظفي GNDR الذين يفصحون عن مثل هذه المخاوف، شريطة أن يتم الإفصاح عنها:
- بحسن نية
- في حال اعتقاد الشخص الذي يقوم بالإفصاح بشكل معقول أن الإفصاح ينطوي على سوء تصرف أو سوء سلوك، وإذا قام بالإفصاح لشخص مناسب (انظر أدناه). من المهم ملاحظة أنه لا يتم توفير أي حماية من الإجراءات التأديبية الداخلية لأولئك الذين يختارون عدم استخدام الإجراء. في الحالات القصوى، يمكن أن تؤدي الادعاءات الكيدية أو الجامحة إلى اتخاذ إجراءات قانونية من جانب الأشخاص المشتكى عليهم.
5.2. السرية والادعاءات المجهولة المصدر
ستتعامل GNDR مع جميع هذه الإفصاحات بطريقة سرية وحساسة. يجوز الحفاظ على سرية هوية الشخص الذي يقوم بالإفصاح طالما أن ذلك لا يعيق أو يحبط أي تحقيق. ومع ذلك، فإن عملية التحقيق قد تكشف عن مصدر المعلومات وقد يحتاج الموظف الذي قام بالإفصاح إلى تقديم إفادة كجزء من الأدلة المطلوبة.
تشجع هذه السياسة الموظفين على وضع أسمائهم على أي إفصاحات يقدمونها. إن الشواغل التي يتم التعبير عنها دون ذكر الاسم تكون أقل مصداقية ويصعب التحقيق فيها، ولكن يمكن النظر فيها وفقًا لتقدير إدارة GNDR. عند ممارسة هذه السلطة التقديرية، ستشمل العوامل التي ستؤخذ في الاعتبار ما يلي:
- خطورة القضايا المثارة
- مصداقية القلق
- احتمالية تأكيد الادعاء من مصادر موثوق بها
من المهم معرفة أنه من الصعب جداً التحقيق في المطالبات المجهولة الهوية ومتابعتها. تشجع GNDR أصحاب المطالبات على التعريف بأنفسهم وتقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات. ستعمل GNDR على حماية هوية صاحب المطالبة قدر الإمكان عملياً. عندما يكون من المحتمل أن يتم الكشف عن هوية صاحب المطالبة من أجل ضمان اتخاذ إجراء ضد الشخص المزعوم، سيتم إبلاغ صاحب المطالبة مسبقاً.
الموارد البشرية مسؤولة عن توثيق الشكاوى والحالات. ستتم إزالة البيانات الشخصية و/أو المعلومات المتعلقة بهوية الفرد قدر الإمكان، عند توثيق الحالات.
5.3. ادعاءات غير صحيحة
إذا أعرب الموظفون عن قلقهم بحسن نية، وهو ما لم يؤكده التحقيق اللاحق، فلن يتم اتخاذ أي إجراء ضد ذلك الموظف. عند تقديم الإفصاح، يجب على الفرد أن يتوخى العناية الواجبة لضمان دقة المعلومات. ومع ذلك، إذا قدم الموظف ادعاءات كيدية أو كيدية، وخاصةً إذا استمر في تقديمها، فيجوز اتخاذ إجراءات تأديبية ضد ذلك الموظف.
6. الجهة التي يجب رفع القلق إليها
يتوفر للموظفين خياران فيما يتعلق بكيفية الإبلاغ عن أحد الشواغل، على النحو التالي:
- إبلاغ مديره المباشر بالقلق.
- إرسال بريد إلكتروني إلى حساب بريد إلكتروني سري؛ whistleblowing@gndr.org. تتم مراقبة هذا الحساب حصرياً من قبل المدير التنفيذي.
في حالة الأخذ بالخيار 1، يجب على المدير التنفيذي تمرير المعلومات في أقرب وقت ممكن إلى المدير التنفيذي، الذي سيقوم بتعيين مسؤول تحقيق.
إذا كان الشاغل ضد المدير التنفيذي، أو كان مرتبطًا بأي شكل من الأشكال بتصرفات المدير التنفيذي، فيجب عندئذٍ إثارة الشاغل مع رئيس الأمناء، الذي سيقوم بتعيين مسؤول تحقيق.
سيستمع المدير التنفيذي، أو رئيس الأمناء، إلى قلق الفرد ويقرر ما إذا كان هناك حاجة إلى اتخاذ أي إجراء. قد يُطلب المزيد من المعلومات.
إذا كان هناك دليل على وجود نشاط إجرامي، فسيتم إبلاغ الشرطة. ستضمن GNDR أن أي تحقيق داخلي لن يعيق تحقيق الشرطة الرسمي.
7. الجداول الزمنية
ونظراً للطبيعة المتنوعة لهذه الأنواع من الشواغل، والتي قد تشمل محققين داخليين و/أو الشرطة، فإنه من غير الممكن وضع جداول زمنية دقيقة لهذه التحقيقات. يجب على مسؤول التحقيق ضمان إجراء التحقيقات بأسرع وقت ممكن دون التأثير على جودة وعمق تلك التحقيقات.
ينبغي أن يرسل الموظف المسؤول عن التحقيق، في أقرب وقت ممكن عمليًا، إقرارًا خطيًا بالشاغل إلى الشخص الذي أثار القلق، ثم يبلغه خطيًا بنتيجة التحقيق وأي إجراء مقترح. إذا كان التحقيق مطولاً، ينبغي على الموظف المسؤول عن التحقيق إبقاء الشخص الذي أثار القلق على علم خطيًا بالتقدم المحرز في التحقيق ومتى يُحتمل أن ينتهي التحقيق.
يجب أن تكون جميع الردود على الشخص الذي أثار القلق مكتوبة ومرسلة بالبريد الإلكتروني أو برسالة إلى عنوان منزله/منزلها.
8. إجراءات التحقيق
يجب على ضابط التحقيق اتباع الخطوات التالية
- ينبغي الحصول على التفاصيل الكاملة والتوضيحات الخاصة بالقلق
- يجب أن يتم التحقيق في الادعاءات بشكل كامل من قبل مسؤول التحقيق بمساعدة أفراد آخرين عند الاقتضاء، مثل فريق القيادة العليا أو المدير التنفيذي أو أمين الصندوق أو أمناء آخرين أو مدققي حسابات الشبكة العالمية لموارد المياه أو رئيس مجلس الإدارة العالمي أو الشرطة.
- سيصدر الموظف المسؤول عن التحقيق حكمًا بشأن الشاغل ومدى صحته. وسيتم تفصيل هذا الحكم في تقرير مكتوب يتضمن نتائج التحقيقات وأسباب الحكم. يتم إحالة التقرير إلى أمين الصندوق أو رئيس المجلس العالمي حسب الاقتضاء.
- سيقرر الأمين المالي أو رئيس المجلس العالمي الإجراء الذي يجب اتخاذه. إذا تبين أن القلق له ما يبرره، فسيتم اللجوء إلى السياسة التأديبية أو غيرها من الإجراءات المناسبة في إطار الشبكة العالمية لتسوية المنازعات
- يجب إبقاء الشخص الذي أثار القلق على علم بالتقدم المحرز في التحقيقات، وإذا كان ذلك مناسبًا، بالنتيجة النهائية
- إذا كان ذلك مناسبًا، سيتم تمرير نسخة من النتائج إلى مدققي GNDR للتمكين من مراجعة الإجراءات
إذا لم يكن الفرد مقتنعًا بأن الفرد غير مقتنع بأن الموظف المسؤول عن التحقيق يتعامل مع قلقه بشكل صحيح، فيحق له أن يثيره بشكل سري مع المدير التنفيذي أو رئيس الأمناء أو الأمين المالي أو رئيس المجلس العالمي.
إذا وجد التحقيق أن الادعاءات غير مدعومة بالأدلة وتم استنفاد جميع الإجراءات الداخلية، ولكن لم يقتنع الفرد بنتيجة التحقيق، فعليه إبلاغ السلطة المختصة بالأمر. تحدد التشريعات عددًا من الهيئات التي يمكن تقديم الإفصاحات المؤهلة لها. وتشمل هذه الهيئات:
- إيرادات وجمارك صاحبة الجلالة
- هيئة السلوك المالي (هيئة الخدمات المالية سابقًا)
- هيئة المنافسة والأسواق
- الهيئة التنفيذية للصحة والسلامة
- وكالة البيئة
- المكتب المستقل لسلوك الشرطة
- مكتب مكافحة جرائم الاحتيال الخطيرة
9. حماية البيانات
عندما يقوم أحد الأفراد بالإفصاح، تقوم المنظمة بمعالجة أي بيانات شخصية يتم جمعها وفقًا لسياسة حماية البيانات الخاصة بشركة GNDR. يتم الاحتفاظ بالبيانات التي يتم جمعها منذ اللحظة التي يقوم فيها الفرد بالإفصاح بشكل آمن، ويتم الوصول إليها والإفصاح عنها للأفراد فقط لأغراض التعامل مع الإفصاح.