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Politique de dénonciation
Approuvé le 1er août 2023.
Cette politique est basée sur la législation britannique, dont les principes sont appliqués dans tous les lieux où le GNDR opère, à moins que la législation locale ne prévoie des dispositions ou une protection plus importantes. Cette politique ne fait pas partie de votre contrat de travail.
1. Introduction
Le GNDR s'engage à respecter les normes les plus élevées en matière d'ouverture, de probité et de responsabilité. Un aspect important de la responsabilité et de la transparence est un mécanisme permettant aux employés et aux autres parties prenantes du GNDR d'exprimer leurs préoccupations de manière responsable et efficace.
Il est important pour le GNDR que toute fraude, mauvaise conduite ou acte répréhensible commis par les personnes travaillant pour l'organisation soit signalé et traité correctement. Nous encourageons donc tout individu à faire part de ses préoccupations concernant la conduite d'autres personnes au sein du GNDR ou la manière dont le GNDR est géré. Cette politique définit la manière dont les individus peuvent faire part de leurs préoccupations et la façon dont celles-ci seront traitées.
La loi britannique de 1998 sur la divulgation d'informations d'intérêt public (Public Interest Disclosure Act) offre une protection juridique aux employés contre le licenciement ou la pénalisation par leur employeur pour avoir divulgué publiquement certaines préoccupations graves. Le GNDR a approuvé les dispositions énoncées ci-dessous afin de garantir qu'aucun individu ne sera désavantagé par la révélation de préoccupations légitimes.
2. Qu'est-ce qu'un dénonciateur ?
Un dénonciateur est une personne qui signale certains types d'actes répréhensibles dans l'intérêt public. Au travail, il s'agira généralement de quelque chose qu'un employé a vu sur son lieu de travail.
La divulgation de ces actes répréhensibles doit être dans l'intérêt public. Les personnes ne seront pas traitées injustement ou ne perdront pas leur emploi parce qu'elles ont "tiré la sonnette d'alarme". Les personnes peuvent à tout moment faire part de leurs préoccupations concernant un incident qui s'est produit dans le passé, qui se produit actuellement ou qui, selon elles, se produira dans un avenir proche.
3. Portée
Cette politique s'applique à tous les employés de l'organisation. Les autres personnes exerçant des fonctions en relation avec l'organisation, telles que les contractants, les bénévoles et les fournisseurs, sont également encouragées à l'utiliser.
Cette politique est conçue pour permettre aux individus de faire part de leurs préoccupations en interne et à un niveau élevé, et de divulguer des informations qui, selon eux, témoignent d'une mauvaise pratique ou d'une irrégularité.
Cette politique est destinée à couvrir les préoccupations qui relèvent de l'intérêt public et qui peuvent, au moins dans un premier temps, faire l'objet d'une enquête séparée, mais qui peuvent ensuite conduire à l'invocation d'autres procédures, par exemple disciplinaires. La loi prévoit une protection pour les travailleurs qui expriment des préoccupations légitimes sur des sujets spécifiques. Ces questions sont appelées "divulgations admissibles". Une divulgation qualifiée est une divulgation faite dans l'intérêt public par un travailleur qui a une croyance raisonnable que :
- Une infraction pénale (telle qu'une malversation ou une irrégularité financière ou une fraude)
- Conduite inappropriée ou comportement contraire à l'éthique
- Une erreur judiciaire
- Un acte créant un risque pour la santé et la sécurité
- Un acte causant des dommages à l'environnement
- Une violation de toute autre obligation légale
- Dissimulation de l'un des éléments ci-dessus
Il n'est pas nécessaire que l'individu ait la preuve qu'un tel acte est en train d'être commis, a été commis ou est susceptible de l'être - une croyance raisonnable est suffisante. Le travailleur n'a pas la responsabilité d'enquêter sur la question - c'est la responsabilité du GNDR de s'assurer qu'une enquête a lieu.
Une personne qui fait une telle divulgation protégée a le droit de ne pas être licenciée, soumise à tout autre préjudice ou victime, parce qu'elle a fait une divulgation.
L'organisation encourage les personnes à faire part de leurs préoccupations dans le cadre de cette procédure en premier lieu. Si une personne ne sait pas si elle doit ou non faire part de ses préoccupations, elle doit en discuter avec son supérieur hiérarchique ou le service des ressources humaines.
4. Préoccupations qui ne sont pas des questions de dénonciation
Cette politique est destinée à aider les personnes qui pensent avoir découvert une faute professionnelle ou une irrégularité. Elle n'est pas destinée à remettre en question les décisions financières ou commerciales prises par le GNDR.
Les griefs des employés, tels que les brimades, le harcèlement ou la discrimination, ne sont pas couverts par cette politique, sauf si la question relève de l'intérêt public. Les employés doivent plutôt utiliser la politique de plaintes et la procédure de griefs du GNDR pour faire part de leurs préoccupations concernant les questions qui les affectent sur le lieu de travail.
Le GNDR attend de son personnel qu'il utilise la procédure de dénonciation plutôt que de faire part de ses préoccupations en dehors du GNDR.
5. Garanties
5.1. Protection
Cette politique offre une protection au personnel du GNDR qui divulgue de telles préoccupations, à condition que la divulgation soit faite :
- En toute bonne foi
- si la personne qui fait la révélation est raisonnablement convaincue qu'elle tend à démontrer une faute professionnelle ou une irrégularité, et si elle fait la révélation à une personne appropriée (voir ci-dessous). Il est important de noter qu'aucune protection contre les procédures disciplinaires internes n'est offerte à ceux qui choisissent de ne pas utiliser la procédure. Dans un cas extrême, des allégations malveillantes ou fantaisistes pourraient donner lieu à une action en justice de la part des personnes faisant l'objet de la plainte.
5.2. Confidentialité et allégations anonymes
Le GNDR traitera toutes ces divulgations de manière confidentielle et sensible. L'identité de la personne qui fait la divulgation peut être gardée confidentielle tant que cela n'entrave pas ou ne fait pas échouer une enquête. Cependant, le processus d'enquête peut révéler la source de l'information et l'employé qui fait la divulgation peut avoir à fournir une déclaration dans le cadre des preuves requises.
Cette politique encourage les membres du personnel à mettre leur nom sur toutes les révélations qu'ils font. Les préoccupations exprimées de manière anonyme sont beaucoup moins crédibles et difficiles à examiner, mais elles peuvent être prises en considération à la discrétion du GNDR. Dans l'exercice de ce pouvoir discrétionnaire, les facteurs à prendre en compte sont les suivants :
- La gravité des questions soulevées
- La crédibilité de la préoccupation
- La probabilité de confirmer l'allégation à partir de sources attribuables
Il est important de savoir que les demandes anonymes sont très difficiles à instruire et à suivre. Le GNDR encourage les demandeurs à s'identifier et à fournir autant d'informations que possible. Le GNDR protégera l'identité du plaignant dans la mesure du possible. Lorsque l'identité d'un plaignant est susceptible d'être divulguée afin de s'assurer que des mesures sont prises à l'encontre d'une personne présumée, le plaignant en sera informé à l'avance.
Les RH sont responsables de la documentation des plaintes et des cas. Les données personnelles et/ou les informations relatives à l'identité d'une personne seront supprimées dans la mesure du possible, lorsque les cas seront documentés.
5.3. Allégations mensongères
Si le personnel soulève une préoccupation de bonne foi, qui n'est pas confirmée par une enquête ultérieure, aucune mesure ne sera prise à son encontre. En faisant une divulgation, l'individu doit faire preuve de la diligence nécessaire pour s'assurer de l'exactitude des informations. Si, toutefois, un employé fait des allégations malveillantes ou vexatoires, et surtout s'il persiste à les faire, des mesures disciplinaires peuvent être prises à son encontre.
6. À qui s'adresser en cas de problème
Le personnel peut en parler à son supérieur hiérarchique ou envoyer un courriel à concern@gndr.org pour signaler un problème. Ce compte de messagerie est contrôlé par les RH. Dès réception d'un problème, le personnel qui le reçoit et en prend note doit transmettre cette information dès que possible au directeur exécutif, qui désignera un responsable de l'enquête.
Si le problème concerne le directeur exécutif ou est lié d'une manière ou d'une autre à ses actions, il doit être porté à l'attention du président du conseil d'administration en envoyant un courriel à l'adresse trustees@gndr.org, qui désignera un responsable de l'enquête.
Le directeur exécutif ou le président du conseil d'administration écoutera les préoccupations de la personne et décidera s'il y a lieu de prendre des mesures. Des informations complémentaires peuvent être demandées.
S'il existe des preuves d'activité criminelle, la police en sera informée. Le GNDR veillera à ce que toute enquête interne n'entrave pas une enquête de police formelle.
7. Calendrier des travaux
En raison de la nature variée de ce type de préoccupations, qui peuvent impliquer des enquêteurs internes et/ou la police, il n'est pas possible de fixer des délais précis pour ces enquêtes. L'agent chargé de l'enquête doit veiller à ce que les enquêtes soient entreprises aussi rapidement que possible sans que la qualité et la profondeur de ces enquêtes en pâtissent.
Le responsable de l'enquête doit, dès que possible, envoyer un accusé de réception écrit à la personne concernée et lui rendre compte ensuite par écrit des résultats de l'enquête et de toute action proposée. Si l'enquête se prolonge, le responsable de l'enquête doit tenir la personne qui a soulevé la question informée, par écrit, de l'avancement de l'enquête et de la date probable de sa conclusion.
Toutes les réponses à la personne qui a soulevé le problème doivent être écrites et envoyées par courrier électronique ou par lettre à son adresse personnelle.
8. Procédure d'enquête
Le responsable de l'enquête doit suivre les étapes suivantes :
- Il convient d'obtenir tous les détails et toutes les clarifications nécessaires sur la question.
- Les allégations doivent faire l'objet d'une enquête approfondie par le responsable de l'enquête avec l'aide, le cas échéant, d'autres personnes telles que l'équipe de direction, le directeur exécutif, le trésorier ou d'autres administrateurs, les auditeurs du GNDR, le président du conseil d'administration mondial ou la police.
- L'agent chargé de l'enquête émet un jugement sur la préoccupation et sa validité. Ce jugement sera détaillé dans un rapport écrit contenant les résultats de l'enquête et les raisons du jugement. Le rapport sera transmis au trésorier ou au président du conseil d'administration mondial, selon le cas.
- L'administrateur des finances ou le président du conseil d'administration mondial décidera des mesures à prendre. Si l'inquiétude s'avère justifiée, ils invoqueront la politique disciplinaire ou d'autres procédures appropriées du GNDR.
- La personne qui a soulevé l'inquiétude doit être tenue informée de l'avancement des enquêtes et, le cas échéant, du résultat final.
- Le cas échéant, une copie des résultats sera transmise aux auditeurs du GNDR afin de permettre un examen des procédures.
Si la personne n'est pas convaincue que son problème est correctement traité par le responsable de l'enquête, elle a le droit de le soulever en toute confidentialité auprès du directeur exécutif, du président des administrateurs, de l'administrateur des finances ou du président du conseil d'administration mondial.
Si l'enquête révèle que les allégations ne sont pas fondées et que toutes les procédures internes ont été épuisées, mais que la personne n'est pas satisfaite du résultat de l'enquête, elle doit signaler l'affaire à l'autorité compétente. La législation définit un certain nombre d'organes auxquels les divulgations admissibles peuvent être faites. Il s'agit notamment des organismes suivants
- HM Revenue & Customs
- L'Autorité de conduite financière (anciennement l'Autorité des services financiers)
- L'Autorité de la concurrence et des marchés
- L'exécutif de la santé et de la sécurité
- L'Agence pour l'environnement
- Le Bureau indépendant pour la conduite de la police
- Le Serious Fraud Office
9. Protection des données
Lorsqu'une personne fait une divulgation, l'organisation traite toutes les données personnelles recueillies conformément à la politique de protection des données du GNDR. Les données collectées à partir du moment où l'individu fait la divulgation sont conservées en toute sécurité et ne sont accessibles et divulguées aux individus que dans le but de traiter la divulgation.
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