Lignes directrices pour la transition vers un partenariat

Cet outil vise à aider les organismes sans but lucratif à planifier dès le départ les résultats durables d'un partenariat.

Cet outil fait partie de notre Comment renforcer la collaboration boîte à outils pour les organisations de la société civile.

Revoyez régulièrement les plans et vérifiez que tout est en place lorsque vous arrivez à la phase finale du partenariat.

La première partie de l'outil doit être consultée régulièrement à chaque phase du cycle de vie du partenariat, à partir du cadrage. La deuxième partie doit être utilisée lorsque le partenariat se rapproche de la phase finale.

Introduction

Tous les partenariats arrivent un jour ou l'autre à un point où ils doivent soit prendre une nouvelle forme, soit prendre fin. La mise en place de plans pour le cycle de vie complet du partenariat est une partie importante de la planification, afin de s'assurer que les résultats du partenariat sont durables et que les relations restent bonnes.

Ces plans doivent être revus régulièrement tout au long de la durée de vie du partenariat, afin de s'assurer qu'ils sont toujours adaptés et que les mesures nécessaires sont mises en place à chaque étape pour garantir la durabilité. Dans certains cas, les partenariats seront réellement limités dans le temps dès le départ, et il est préférable de s'assurer que les attentes sont clairement définies dès le début.

À la fin du cycle de vie, le partenariat peut prendre un certain nombre de trajectoires.

Quelle que soit la trajectoire prise par le partenariat à la fin de son cycle de vie, le plus important, outre le maintien de bonnes relations entre les partenaires, sera probablement la durabilité de ses résultats. La section suivante de cet outil se concentre sur les moyens de vous aider à garantir que les résultats du partenariat peuvent être maintenus et que cela est planifié - autant que possible - dès le début.

Planification de résultats durables tout au long du cycle de vie du partenariat

La plupart des praticiens ont beaucoup plus d'expérience dans le démarrage et la gestion de partenariats que dans leur transition ou leur fermeture. Les stratégies de sortie doivent être intégrées au partenariat dès le départ et convenues avec tous les partenaires, sinon les partenariats peuvent se terminer de manière désordonnée, en compromettant les résultats ou les relations - ou les partenaires peuvent être "bloqués" bien au-delà du moment où le partenariat aurait dû prendre fin.

Voici une liste de questions à se poser à chaque étape du cycle de vie du partenariat pour s'assurer que vous pensez à la durabilité pendant toute la durée du partenariat.

Définition du champ d'application et établissement du partenariat

• Qu'est-ce qui devra changer dans l'environnement favorable pour assurer la durabilité de votre vision/programmes et projets potentiels ?
• Une approche de partenariat permettra-t-elle d'apporter ces changements ? Que devrez-vous mettre en place pour permettre ces changements ?
• Comment chacun des partenaires potentiels comprend-il/interprète-t-il le concept de durabilité ? Le considèrent-ils comme important ?
• Comment les partenaires peuvent-ils intégrer le principe des résultats durables dans le partenariat et les relations avec les partenaires ?
• Existe-t-il des exemples de partenariats qui ont permis d'obtenir des résultats durables et riches d'enseignements ?
• D'autres personnes dont on pense qu'elles sont essentielles au maintien des résultats peuvent-elles être impliquées dès le début et à quel titre (en tant que partenaires consultatifs, observateurs, alliés non partenaires ?)
• La durabilité peut-elle être intégrée dans tous les aspects du plan-cadre ?
• Comment les partenaires peuvent-ils intégrer un aspect de renforcement des capacités dans les activités du partenariat lorsque cela est nécessaire pour assurer la durabilité ?
• Comment les partenaires reconnaîtront-ils ou mesureront-ils la durabilité ?
• Comment allez-vous enregistrer l'engagement en faveur de résultats durables ?

Gestion et maintien du partenariat

• Comment le partenariat peut-il être structuré pour promouvoir une plus grande autonomie locale et renforcer la capacité à soutenir les programmes à moyen et long terme ?
• Dans quelle mesure les ressources du partenariat peuvent-elles être tirées de sources locales et / ou comment le partenariat peut-il développer d'autres approches autosuffisantes dans le cadre de ses activités ?
• Comment le partenariat peut-il s'engager au mieux avec les systèmes locaux/principaux et contribuer à les améliorer pour garantir la fourniture et la durabilité des résultats à long terme ?
• Dans quelle mesure les résultats du partenariat/projet sont-ils durables ? Quels sont les indicateurs à cet égard ?
• Que faut-il intégrer dans les procédures d'examen du partenariat pour garantir que la durabilité reste au premier plan du travail du partenariat et des priorités des partenaires ?

Poursuivre ou réviser un partenariat

Si des plans ont été mis en place dès le début du partenariat, comme indiqué ci-dessus, la phase finale devrait se dérouler relativement bien. Voici quelques directives et conseils pour vous aider à la gérer avec succès :

Soyez inclusif

• Impliquer autant de parties prenantes clés que possible dans le processus.
• Obtenir le soutien de la direction (des organisations partenaires et de celles à qui le travail est confié).
• Partager la responsabilité de la gestion du processus de liquidation ou de transfert aussi largement que possible avec les partenaires.
• Permettre aux gens d'exprimer leurs émotions (y compris la colère)
• Soyez transparent
• Discutez ouvertement du processus de transfert et évitez les conversations "secrètes".
• N'oubliez pas d'enregistrer les décisions de transfert et les processus de transfert.
• Soyez honnête au sujet des difficultés ou des mauvaises nouvelles

Soyez clair

• Clarifier ce qui se passe pour ceux qui ont besoin de savoir.
• S'assurer que les décisions sont fondées sur des informations précises et vérifiables.
• Articuler et traiter tous les risques liés au processus.

Soyez patient

• Prévoyez suffisamment de temps pour le processus de déménagement - si vous vous précipitez, vous risquez de négliger des éléments importants.
• Attendez-vous à ce que certains prennent plus de temps que d'autres - ne vous attendez pas à ce que tout le monde adopte les changements proposés au même rythme.
• Prenez un "temps d'arrêt" avec les personnes concernées pour explorer les points de vue et gérer les conflits si nécessaire.

Communications

Ces conseils vous aideront à gérer le processus de communication lors de la dernière étape du cycle de partenariat.

Quelle personne ou quel partenaire est le mieux placé pour s'occuper du processus de communication ?

Il s'agit d'une question importante. Les responsabilités en matière de communication devraient idéalement être partagées entre les partenaires, le cas échéant.

Lors de l'attribution de tâches de communication spécifiques, il convient d'évaluer si la personne sélectionnée :

• seront perçus comme parlant au nom du partenariat (par opposition à leur propre organisation partenaire).
• sera capable d'accorder le temps et l'attention nécessaires à la tâche.
• Possède-t-il les compétences de communication nécessaires pour transmettre l'information de manière efficace ? (Un plan de communication doit envisager l'adaptation des messages aux différents publics cibles)

Quelles sont les possibilités de communication ?

Il existe de nombreuses options de communication. L'important est de faire correspondre le mieux possible l'option choisie aux préférences et aux besoins de communication du public cible. Vérifiez ce qui est souhaité avant de faire trop de suppositions et préférez toujours le face-à-face et le personnel à l'écrit et à l'impersonnel.

En quoi consiste une bonne stratégie de communication ?

Une stratégie de communication détaillée doit être intégrée au partenariat dès le début - incluse dans l'accord de partenariat initial et affinée tout au long du cycle de vie du partenariat.

Les questions à prendre en compte sont les suivantes :

• Accord sur ce qui doit être dans le domaine public et à quel stade.
• Respecter le fait que certains partenaires ont besoin que certaines informations restent confidentielles
• Conscience de qui peut avoir besoin ou vouloir savoir quoi, et pourquoi.
• Comprendre l'intérêt pour le partenariat et/ou les projets de communiquer avec les bonnes personnes.

Les enseignements tirés de votre partenariat sont-ils destinés à un public plus large ?

Toutes les situations de passage à l'acte offrent des possibilités d'apprentissage : les partenaires auront investi du temps et des ressources dans le partenariat et leur expérience (bonne ou mauvaise) sera précieuse pour les autres. Réfléchissez à la manière dont vous pourriez partager plus largement ces enseignements, sans rompre la confiance ou la confidentialité.

Cette ressource a été développée par le GNDR et The Partnering Initiative dans le cadre du Preuves et collaboration pour un développement inclusif projet.